i-TOPICS定期購読管理システム

定期購読管理システム 主な特長

定期購読では、お客様の要望に合わせた契約管理・発送管理が重要です。
期間延長、契約更新から売上管理、債権回収まで実務に沿った運用で最大効果を発揮します。

定期購読契約管理

i-TOPICS定期購読管理システム では請求先、発送先の二元管理が可能です。
また、プレゼントとしての契約にも対応可能です。
契約は本契約No.とその「枝番」で契約の継続履歴の管理が可能となっています。

契約の発効指定

①申込時確定 … 入金確認が無い場合でも契約登録時に契約成立。→ 発送開始
②入金後確定 … 入金が確認されて契約が成立。 → 入金後発送開始


請求締め管理

①前金請求 … 契約金額を全額前金で請求します。※定期購読では一般的です。
②都度請求 … 発送の都度請求します。※契約実行後、部数変更が発生する契約形態に対応します。
③完納請求 … 全契約の発送が完了して請求します。※主に「官公庁」に多いケースです。

契約の期間管理

i-TOPICS定期購読管理システムでは契約期間を「回数」で管理します。
途中で合併号等の発生に対応可能です。
また、事故等による「無償追加」にも対応可能です。


契約金額管理

i-TOPICS定期購読管理システムでは契約期間を「回数」で管理することで回数をパターンとしてマスター管理します。
マスター管理された定期誌ごとの回数に対し契約金額(税込み、税抜き)の設定が可能です。
また、適用開始号での価格管理である為、料金値上げにも開始号による価格変更に対応します。

前受金・売掛金管理

i-TOPICS定期購読管理システムでは前受金残高管理が標準機能となります。
入金された日付と定期誌が発送された日付で月次単位で前受金、売掛金を管理します。
例えば発送時に入金が無い場合は「売掛金」の発生。次号発送時に入金があった場合は「売掛金」の消し込み、前受金の振替を実施します。

前金請求・申込時確定での発送対応

前金請求・申込時確定の契約の場合、未入金での発送が実行されます。
この場合、入金を催促する為の処理に対応可能です。
①「再請求」…初回発送からマスターで設定された回数までに入金が確認できなかった場合の「再請求」に対応します。
②「停止」…初回発送からマスターで設定された回数までに入金が確認できなかった場合に発送を「停止」します。
③「清算」…発送停止後、設定回数未入金の状態の場合の既に発送済み分の「清算請求」に対応します。→「清算請求」では定価清算が可能です。
④「貸倒」…最終的に未入金であった場合、設定された月の到来で「売上計上」分の「貸倒処理」に対応可能です。
※1上記対応はご利用になる場合、お打合せで設定を実施させて頂きます。
※2「再請求」、「清算請求」を実施する場合、請求書に記載の「文言」を各々マスターでの管理も可能です。

継続案内

i-TOPICS定期購読管理システムでは定期購読契約の「継続案内」に対応します。
①継続案内1…最終発送残回数に応じた案内(請求書)の発行に対応します。
②「停止」…初回発送からマスターで設定された回数までに入金が確認できなかった場合に発送を「停止」します。
③継続案内3…自動継続した場合、継続された次契約での発送があった場合、継続案内(請求書)に対応可能です。
※1継続された契約が上記「契約の発効」の入金後確定 に対応した場合、発送は開始されません。
※2継続された契約が上記「契約の発効」の申込時確定 である場合、発送開始後未入金である場合、発送停止に対応します。

決済方法

i-TOPICS定期購読管理システムでは定期購読契約の「決済方法」に対応してまいりました。
①自社発行請求書…自社指定フォームに対応した請求書対応。
②コンビニ・郵政対応…決済代行会社様との連携による「コンビニ・郵政対応」のバーコード印刷に対応。
③口座引落…指定の決済代行会社様との連携による「口座引落」に対応
④クレジットカード…決済代行会社様との連携によるクレジット決済対応
⑤その他…「代引き」、現金等の決済方法に対応
※1②コンビニ・郵政対応、③口座引落、④クレジットカード に関しましては決済代行会社様との「データ連携・取込」対応により「自動消込」に対応可能です。
※2④の場合、クレジットカード決済代行会社様との連携により「クレジットオーソリ」「クレジットカード洗替」の対応も可能です。
※3詳細は要件定義で確認させて頂きます。

入金処理

i-TOPICS定期購読管理システムでは入金処理として上記 ■決済方法の決済代行会社様との連携により請求への自動消込処理に対応可能です。
また、決済代行会社様との連携が無い場合、「入金伝票入力」で入金処理ほ実施して頂きます。
※1過入金処理
①請求金額に対し、「過入金」の場合、その差額を「預り金」として処理する事が可能です。
この場合、「預り金」の「返金処理」の実施。次回入金時の「引当処理」に対応可能です。
※2小額入金
①請求金額に対し、「小額入金」の場合、その差額を「手数料」「相殺」扱いとしての処理が可能です。
②請求金額に対し、「小額入金」の場合、『一部入金』の管理が可能です。請求金額の差額管理を実施します。

キャンペーン

i-TOPICS定期購読管理システムでは出版社様の定期購読管理・運営に応じ「キャンペーンマスター」をご用意しています。
キャンペーンでは「期間」に応じた特別価格(新入社員向け)やプレゼント、ギフトの対応も可能となります。
※1出版社様の方針等で個別の対応とさせて頂いています。
※2プレゼント、ギフト商品の管理ではその出荷、在庫管理に対応可能です。

外部連携

i-TOPICS定期購読管理システム では出版社様のECサイトとの定期購読申込の連携を実施する場合があります。
各出版社様でのECサイト展開に応じインターフェースを構築、受注窓口の拡大に対応する場合があります。
外部読者サービス業者様との連携も実施しています。
受注経路の管理による購読者管理を実施している出版社様に対応しています。

会計連携

i-TOPICS定期購読管理システムでは「会計連携」に対応しています。
「入金」、発送をもっての「売上管理」を基幹とすることで会計仕訳の発生に対応しています。
また、売上計上に応じた「貸倒」への対応も可能です。
請求先別の前受金残高管理を実現しています。


主な機能

出版倉庫向けシステムイメージ

前金請求型

納品伝票入力

定期購読誌・紙の発行形態(月刊、各月刊、季刊、週刊)及び契約回数パターン(例:6回、12回、24回、36回、50回等)に応じた契約管理に対応。

後請求型

返品伝票入力

契約期間が完了後に期間分の請求を実施します。契約期間で固定契約金額となる

部数変動型

返品伝票入力

【前金請求部数変動型】
契約回数内での部数変動に対応。前金請求の場合、次請求に差分を上乗せ等に対応します。

【後請求部数変動型】
契約回数内での部数変動に対応。後請求では、発送・請求部数に応じた請求に対応します。

月別請求型

返品伝票入力

永続的な契約体系で発送部数の常時変動、発送先の追加・停止等に対応。請求サイト(4半期、1回/年、毎月当)へ対応します。
部数変更対応は過去6回分は履歴としての表示。先6回分に対し部数変更に対応します。


システム概要

得意先管理 1つの請求先に対する複数の発送先管理への対応。初年度の請求先は「会社」、次年度より「個人」という契約への対応をサポートします。
購読契約管理

【請求形態】

定期購読誌の発送に関わらず購読料全額を請求する「前金請求」、発送の都度、発送分を請求する「都度請求」、購読誌発送終了後、購読料を請求する「完納時請求」の請求形態に対応します。また、入金情報との連動による契約成立の管理として入金が確認できなくても発効する「契約時確定」、入金が確認できて発効する「入金後確定」の形態にも対応しています。

【決済方法】

購読者の購読料決済方法として、払込票、クレジット、代引き、口座引落、一般請求等の決済方法に対応可能です。決済対応として「外部決済代行業者」と連携した場合、ゆうちょ&コンビニ払込票の入金情報データ連携、クレジット課金、クレジット与信、クレジット情報洗替え、クレジット代金回収入金データ連携等か可能となります。
※外部決済代行業者との連携を実施する場合、出版社と外部決済代行業者間での契約が必要となります。

【契約回数】

購読誌ごとに任意の契約回数を「契約回数パターン」として管理可能です。この契約パターンに無償分の回数を追加することが可能です。また、契約回数に対応した購読料管理が可能です。
※月々決済、月払いへの対応も可能です。

定期購読発送管理 定期購読発送処理は「定期発送」と「バックナンバー発送」の管理に対応します。i-TOPICS 定期購読管理システムでは発送処理を実施する際の「発送日」をもって売上計上を基礎としています。また購読者から未着の連絡があった場合、売上計上対象外としての「再発送処理」にも対応しています。
定期購読業務管理 i-TOPICS 定期購読管理システムは、定期購読の業務の流れに応じた「業務管理」機能をサポートしています。発送後未入金の場合の停止処理、停止後未入金の清算処理、契約終了残り回数に応じた継続案内、最終発送時未入金での継続案内等サイクルに対応した入金状況、発送処理、残回数に応じた継続案内処理を体系的な管理が可能となります。出版社の業務サイクルに応じた管理を実現します。
定期購読解約管理 解約処理を実施します。解約処理を実施した場合、前受金から解約返戻金計算を実施し、前受金残高をクリアします。定価等を基礎とし計算された解約返戻金は、出版社の業務ルールに応じて購読者への返金を実施、あるいは金額に応じた雑収入扱い等に対応可能です。
定期購読継続管理 定期購読の業務の流れに応じた「業務管理」機能を利用し継続処理の定型化を実現します。定期購読誌の「定期発送」処理後、継続処理を実施する等の業務フローに対応した継続処理が実現可能です。継続処理時に契約内容の変更、契約期間の変更が可能です。継続処理を実施することで契約の履歴がカウントアップされます。購読者の購読履歴が蓄積されます。
定期購読
請求・入金管理
定期購読契約の「決済方法」に対応します。決済方法に対応した「請求データ」を作成します。作成された請求データに対し、決済方法ごとに入金処理が実施できます。
※外部決済代行業者との契約内容に応じて請求データ連携、入金データ連携に対応可能です。
定期購読その他の業務管理 定期購読のサイクルに応じた処理に対応します。発送後ある一定期間経過後未入金の場合の「入金督促」、未入金の場合の「発送停止処理」、発送停止後未入金の場合の「清算処理」等業務フローに応じた処理が連携します。
カスタマイズ対応   会計システムとの連携、売上計上、個人情報を考慮した発送会社とのインターフェース等様々なニーズへのカスタマイズ対応を実施しベストマッチしたシステムを実現します。

オプションシステム

定期購読読者サービス

クラウド環境でiーTOPICS 定期購読管理システムを利用した「定期購読購読者サービス会社」と提携いたしました。定期購読に関するコールセンター業務としての「受注・問合せ・各種案内」、決済管理業務として「与信管理・債権管理」、倉庫保管・発送業務として「倉庫運営・定期発送・バックナンバー発送」、その他「資材管理業務」・「マーケティング業務」等フルレンジのサービスに対応します。

※詳しくは弊社宛てにお問い合わせをお願いいたします。

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